Opnemen en bewijzen: Alles wat je moet weten over gespreksopnames

In de dynamische wereld van zakendoen en klantrelaties komen we soms in situaties waarin gesprekken cruciaal zijn voor het vastleggen van overeenkomsten of het oplossen van geschillen. Maar wat als je gesprekspartner mondeling iets toezegt dat hij of zij niet schriftelijk bevestigt, of naderhand zelfs ontkent? Dan kan het handig zijn om een gespreksopname achter de hand te hebben. De vraag is: mag je een gesprek zomaar opnemen en – belangrijker nog – kan je het als bewijs gebruiken?

De juridische in’s en out’s van gespreksopnames

De belangrijkste regel luidt dat er geen specifieke wet is die het opnemen van gesprekken verbiedt, zolang je zelf deelnemer bent van het gesprek. Dat betekent dat je in principe een telefoongesprek met een klant of leverancier kan opnemen zonder hun medeweten. Dat kan je doen via je smartphone of apps die speciaal daarvoor ontworpen zijn. Let wel: als je geen deelnemer bent van het gesprek, bijvoorbeeld als je het als derde partij wilt opnemen, is dat strafbaar en riskeer je strafrechtelijke vervolging.

Daarbovenop is het ook belangrijk dat de redelijke privacyverwachting van de andere partij centraal staat. Het draait erom of de persoon redelijkerwijs kon verwachten dat het gesprek als bewijs zou worden gebruikt. In de praktijk worden opnames van zakelijke gesprekken echter vaak als ‘rechtmatig’ beschouwd, en dat zonder de andere partij op de hoogte te stellen.

Zelfs als de opname van het telefoongesprek onrechtmatig is, kan je proberen het te gebruiken. Je kan dan beroep doen op de zogenaamde Antigoonleer, waarbij onrechtmatig verkregen bewijs toch een zekere waarde verkrijgt bij de beoordeling door de rechter.

Wat kan je bewijzen?

Bij consumenten

Als je zakenrelatie een consument is, kunnen opnames dienen als bewijs voor het al dan niet voordoen van bepaalde feiten. Houd er wel rekening mee dat voor overeenkomsten van meer dan € 3.500 wel een schriftelijk bewijs nodig is om het bestaan van een contract te bevestigen.

Bij ondernemers

Voor zakelijke overeenkomsten met andere ondernemers kan je met een tape wel het bestaan van een overeenkomst bewijzen. De regel dat daarvoor een schriftelijke overeenkomst nodig is boven de € 3.500, geldt daar nu eenmaal niet.

Hoe leg je het bewijs voor?

Als je ervoor kiest om een gespreksopname als bewijs te gebruiken, zijn er enkele stappen die je best in overweging neemt:

• Transcriptie: Als je de opname van een telefoongesprek als bewijs voor de rechtbank wilt gebruiken, is het aangewezen om de tekst van het gesprek uit te typen. Dat kan handmatig of met behulp van technologische tools.
• Gerechtsdeurwaarder: Voor belangrijke discussies of korte telefoongesprekken kan een gerechtsdeurwaarder de transcriptie opstellen en een proces-verbaal maken. Dat verhoogt de geloofwaardigheid van het bewijs.
• Digitale kopie: Bewaar een digitale kopie van het telefoongesprek op een geheugenstick. Dat stelt de rechter in staat te controleren of de inhoud overeenkomt met jouw versie van het gesprek.

Conclusie

Het opnemen van gesprekken met klanten of leveranciers kan een krachtig instrument zijn in zakelijke situaties. Hoewel de juridische aspecten moeten worden overwogen, biedt het gebruik van gespreksopnames de mogelijkheid om belangrijke feiten vast te leggen en geschillen op te lossen. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de wetten in je rechtsgebied en handel ethisch bij het gebruik van gespreksopnames als bewijs. 

Ontvang je graag meer informatie over deze kwestie of heb je vragen? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag verder. 

Met dank aan Jan Roodhooft, Advocaat, voor zijn inzichten in dit artikel.