Tijdens de vakantie blijven de facturen die u naar uw klanten stuurde al eens langer onbetaald. Kunt u in een rappel dat u hun stuurt dan een extra bedrag van bv. € 10 extra aanrekenen als administratiekost?
Mag u een extra kost aanrekenen?
Vervelend als uw klanten u te laat betalen… In de vakantie merkt u dat veel klanten uw factuur laten liggen, waardoor u telkens rappels moet sturen. U zou hen willen aanmoedigen om tijdig te betalen door een extra administratieve kost aan te rekenen in uw rappels.
Kunt u zo’n extra kost aanrekenen? Tegenover uw professionele klanten kan dat perfect. Het moet dan wel voorzien zijn in uw algemene voorwaarden. Meestal staat daar wel in dat de klant nalatigheidsinteresten en een schadebeding moet betalen bij een te late betaling.
Hoeveel mag u vragen? Een extra kost van € 10 aanrekenen is zeker redelijk. Komt de zaak nadien voor de rechter, dan zal uw advocaat normaal gezien 10% schadebeding vragen bovenop eventuele interesten. Zolang u niet meer vraagt dan € 40, zal dat dus niet snel overdreven zijn.
Goed om te weten. Past u de nieuwe procedure toe voor de invordering van onbetwiste facturen via de deurwaarder, dan zal u naast de 10% interesten nog € 40 extra mogen aanrekenen voor de invordering.
Kan dat al meteen in de eerste aanmaning? Dat hangt ervan af hoe dit precies geformuleerd is in uw algemene voorwaarden. Is hier voorzien dat het schadebeding en de interesten “ van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling, door de loutere overschrijding van de betalingstermijn ” gelden, dan kunt u die meteen aanrekenen. Staat dat niet met zoveel woorden in uw algemene voorwaarden, dan kunt u dat extra bedrag in principe pas vanaf de tweede aanmaning vragen.
Anders voor particuliere klanten?
Strengere regels voor particulieren? Bij een particuliere klant zorgt u er – zoals u wellicht weet – het best voor dat u kunt aantonen dat hij uw algemene voorwaarden kende en ermee instemde. Dat kan door hem op de voorkant van de bestelbon te laten tekenen en hier te verwijzen naar de algemene voorwaarden die op de achterkant staan.
Ook een specifiek schadebeding nodig! Dat is vaak het probleem. Voor particuliere klanten is een schadebeding in principe maar geldig als het wederkerig opgesteld is. Dat houdt in dat er gelijkaardige nalatigheidsinteresten en een schadebeding voorzien moeten zijn als u zelf in gebreke bleef door te laat te leveren. De vraag is of u dat op die manier wel wilt voorzien in uw algemene voorwaarden natuurlijk, zeker als u maar enkele particuliere klanten heeft…
Geen extra kost vragen dan? Op zich kan het geen kwaad om, ook als u geen wederkerig beding heeft, toch een extra kost te rekenen in uw rappels. Al is het maar om ook uw particuliere klanten te motiveren om tijdig te betalen. U loopt dan wel het risico dat nadien de rechter de extra’s uiteindelijk niet toekent. Betaalt de klant uiteindelijk wél het factuurbedrag, dan heeft het waarschijnlijk weinig zin om nog achter de extra’s aan te gaan. Dat blijkt in ieder geval meestal uit de rechtspraak.
Tip. Stuur uw particuliere klant die niet tijdig betaalt het best zo spoedig mogelijk een ingebrekestelling. In dat geval kan uw advocaat nog altijd de wettelijke interesten vragen indien de rechter uw schadebeding en interesten niet wil toepassen. Het gaat dan wel maar om een interest van 2%, maar het is beter dan niets…
(cfr. Tips & Advies)
