Een klant vraagt u om uw factuur aan hem te crediteren en een nieuwe factuur naar zijn vennootschap te sturen. Of iemand anders betaalt de factuur van uw klant. Is daar iets mis mee? Met welke aandachtspunten moet u rekening houden?
Even kaderen
Vrij courante situaties. Wie heeft het als ondernemer al niet meegemaakt… U levert goederen of diensten of doet bepaalde werken voor een klant en stuurt die nadien uw factuur. Enkele dagen later krijgt u telefoon van diezelfde klant met de vraag om de factuur te crediteren en een nieuwe op te maken op naam van zijn vennootschap. Of de factuur die u naar uw klant gestuurd heeft, wordt wel betaald, maar niet door de klant zelf.
Geen vuiltje aan de lucht? Toch houdt u het best rekening met een aantal zaken. Welke dan?
Iemand anders betaalt de factuur
Dit kan perfect. Op zich is het geen probleem dat iemand anders dan uw eigenlijke klant uw facturen betaalt. Het is dus niet omdat bv. de vader van uw klant – en niet uw klant zelf – de factuur betaalt, dat die betaling niet geldig zou zijn.
U moet het bedrag dat op uw rekening gestort werd, dus niet terugstorten en vragen dat de betaling alsnog gebeurt door uw eigenlijke klant.
Goed om te weten. Als de betaler nadien beweert dat er een onverschuldigde betaling was (en om een terugbetaling vraagt), zal hij dat moeten bewijzen. Als het betaalde bedrag overeenkomt met het factuurbedrag en er in de vermeldingen gerefereerd wordt naar uw factuur (factuurnummer), zal hij daarin allicht niet slagen.
Factuur voor de betaler nodig? Neen, u moet geen nieuwe factuur opmaken op naam van de betaler. U moet al evenmin een creditnota sturen aan uw eigenlijke klant. Diegene die uw factuur betaalde, zal in zijn boekhouding maar moeten opnemen dat hij een vordering heeft op uw eigenlijke klant. Dat is uw zaak dus niet. Het is een louter interne kwestie tussen de uiteindelijke betaler van uw factuur en uw klant.
Om commerciële redenen toch doen? Het kan zijn dat uw (goede) klant erom vraagt. U kunt dan – na de betaling van de factuur door die derde – die derde een factuur ‘voor voldaan’ sturen en een creditnota naar uw eigenlijke klant. Toch bent u daar beter voorzichtig mee. Als u nl. een factuur uitschrijft die niet correspondeert met de werkelijkheid, dan riskeert u zich schuldig te maken aan valsheid in geschriften en riskeert u zelfs strafrechtelijk veroordeeld te worden. Dat zou bv. het geval kunnen zijn, als u op de nieuwe factuur andere producten of diensten vermeldt dan diegene die u in werkelijkheid aan uw klant leverde.
Creditnota plus nieuwe factuur…
Ook geen probleem? Neen, in principe niet. U wijzigt immers gewoon de naam op de factuur (dhr. X wordt bv. vennootschap X) en eventueel het adres en het btw-nummer. Zolang u de inhoud van de factuur niet wijzigt, is er niets aan de hand.
Laat wel eerst betalen! Houd dat zeker in de gaten, anders loopt u het risico dat u uw centen nooit zal zien. Stelt u zich maar eens voor dat de vennootschap van uw klant achteraf de factuur protesteert. “Onze vennootschap heeft nooit iets bij u besteld, meneer, dit moet een vergissing zijn.” Tja, daar staat u dan. Bij de particulier (klant privé) zélf kunt u ook niet meer terecht, die heeft immers een creditnota gekregen. Vraag dus dat de vennootschap eerst uw factuur betaalt en wacht om een nieuwe factuur en creditnota te bezorgen tot u de betaling ook effectief op uw rekening kreeg.
