Wanneer u als freelancer aan een uurtarief werkt, kunnen er discussies ontstaan over het aantal uren dat u aan uw klant kunt aanrekenen. Hoe vermijdt u dat het tot zo’n betwisting komt? Welke preventieve maatregelen kunt u nemen?
Klassieke discussies
‘Die uren kloppen niet’… Als u een discussie krijgt met uw klant over uw factuur, is een van de klassieke argumenten dat het aantal uren dat u aanrekent niet correct is, lees: u rekent te veel uren aan volgens uw klant en dus is uw factuur te duur.
‘Die tijd kunt u niet factureren’… Een ander issue is dat uw opdrachtgever vindt dat bepaalde uren – waarvan u meent dat ze betaald moeten worden – niet vergoed moeten worden. Denk daarbij bv. aan uw verplaatsingstijd die u aanrekent aan uw klant, de tijd voor een deelname aan een vergadering, enz.
Hoe uw voorzorgen nemen?
Uren duidelijk omschrijven. Dat kan alvast helpen om discussies zo veel mogelijk te voorkomen…Zorg er dus voor dat u in de overeenkomst die u met uw klant sluit, niet enkel aangeeft tegen welk uurtarief u werkt, maar ook welke uren er precies door uw klant betaald moeten worden.
Geef daarbij bv. aan dat het niet enkel gaat om de uren dat u effectieve prestaties voor uw opdrachtgever levert, maar ook bv. om de uren van verplaatsingen, vergaderingen, bepaalde voorbereidingen, enz.
Doet u dat niet, dan riskeert u bij een discussie bepaalde uren niet te kunnen aanrekenen.
U hoeft overigens niet voor alle uren die u werkt hetzelfde tarief aan te rekenen. U kunt dus in uw uurtarief perfect een onderscheid maken naargelang van de aard van de prestatie die u levert voor uw klant.
Prestatienota’s bijhouden… Werkt u ‘ter plaatse’ bij uw klant of bij een klant van uw opdrachtgever, dan kunt u op geregelde tijdstippen (bv. dagelijks of per week) een document opmaken waarin u aangeeft welke uren u precies werkte. Geef die aan ‘per dag’ (bv. maandag van 9 uur tot 17 uur) zodat het duidelijk is welke prestaties u precies leverde.
… en laten ondertekenen. Laat dat document ook door uw opdrachtgever (en meer bepaald door wie binnen het bedrijf van uw opdrachtgever daarvoor bevoegd is) voor akkoord ondertekenen. Op die manier kan er dan naderhand geen discussie meer rijzen over de door u gepresteerde uren.
Regelmatig overzicht sturen. Is het vanuit praktisch oogpunt of commercieel gezien niet mogelijk om uw prestatienota’s op geregelde basis voor akkoord te laten ondertekenen door uw klant (of door een klant van uw opdrachtgever), stuur dan op geregelde basis een overzicht van de uren die u in de voorbije dagen of weken presteerde en stuur eventueel meteen ook de factuur die daarop betrekking heeft.
Verduidelijk daarbij zeer concreet welke dagen en uren u precies aanrekende. Geef die m.a.w. concreet aan per dag of per week.
Indien uw klant dit prestatieoverzicht of uw factuur waarin u uw prestaties afrekent, niet protesteert, dan kunt u meteen ook zeggen dat hij daarmee akkoord was.
Een forfait afspreken. Dat is natuurlijk ook altijd een piste. U kunt in de overeenkomst die u met uw klant sluit, ook afspreken dat u sowieso een welbepaald aantal uren per jaar vergoed krijgt. Het gaat dan om een soort van forfait dat u met de klant overeenkomt.
