Hoe een gedeeltelijke betaling van uw facturen verwerken?

Een van uw goede klanten heeft nog een aantal facturen bij u ‘openstaan’ voor in totaal bv. € 5.700. Op uw verzoek heeft hij nu onlangs een betaling van € 2.500 gedaan. Hoe moet u die gedeeltelijke betaling dan aanrekenen? Kunnen er ook gevolgen zijn aan de keuze die u daarbij maakt?

Een gedeeltelijke betaling aanrekenen

Maak hierover afspraken. U kunt met uw klant afspraken maken over de aanrekening van zijn betalingen. Zorg er wel voor dat deze afspraken klaar en duidelijk geformuleerd worden en dat er over de inhoud en draagwijdte daarvan geen discussie kan bestaan.

• U hoeft met het maken van zo’n afspraak niet te wachten tot op het moment dat de klant de gedeeltelijke betaling doet. U kunt zo’n afspraak ook al maken op het moment van het aangaan van de overeenkomst met uw klant.
• U kunt een dergelijke afspraak ook opnemen in uw algemene voorwaarden. Zorg er in dat geval wel voor dat u kunt bewijzen dat uw klant die ook aanvaardde.

Aanrekening die u het best uitkomt? Dat is voor u als leverancier natuurlijk altijd het meest interessant. Afhankelijk van de concrete situatie is het ene voor u beter dan het andere…

Eerst op de lopende interesten? Als er ook interesten lopen op de openstaande facturen, dan is het interessant om de gedeeltelijke betaling door uw klant eerst aan te rekenen op die lopende interesten. Op die manier blijft het ‘kapitaal’ openstaan. Dat levert op zijn beurt interesten op terwijl interesten dat niet doen. Uw klant is nu eenmaal in principe geen interesten op interesten verschuldigd.

Eerst op de facturen zonder waarborg? Dat kan voor u ook een piste zijn. Liever nog dan dat u eerst de oudste facturen aanzuivert, wijst u de betaling eerst toe aan de facturen waarvoor u geen waarborgen heeft (bv. u leverde daar enkel diensten en geen producten waarop u een eigendomsvoorbehoud zou kunnen laten gelden).

U heeft niets geregeld?

Is er niets geregeld met uw klant, dan zegt de wet hoe de aanrekening moet gebeuren. Hierbij geldt als regel dat de klant kan kiezen welke factuur hij voldoet met zijn betaling. Dat kan hij bv. doen door in de mededeling bij de betaling aan te geven welke facturen hij betaalt.

Als de klant niet kiest, ligt de keuze bij u. Kiest de klant niet welke factuur hij wil betalen, dan kunt u de keuze maken. Laat wel weten aan de klant wat u met de betaling doet,

dus aan welke factuur of openstaande interesten u ze aanrekent.

Reactie van uw klant op uw keuze? Reageert de klant niet, dan kunt u zeggen dat hij uw keuze niet protesteerde en daarmee akkoord ging. Als hij echter wel reageert en niet akkoord gaat, dan zegt de wet hoe de aanrekening moet gebeuren. U moet dan eerst vervallen facturen aanzuiveren en als er meerdere vervallen facturen zijn, eerst de schuld voldoen waarbij uw klant het meeste belang heeft. Voor de rest wordt een gedeeltelijke betaling eerst aangerekend op de oudste facturen.