U vindt nog een oude factuur terug van enkele jaren geleden die nog altijd niet betaald werd. Mag u die nu nog innen door een rappel te sturen of is dat te laat? Hoe zit dat trouwens als u nog geen factuur opmaakte en stuurde?
Wanneer is een oude factuur ’verjaard’?
Een oude vergeten factuur duikt op… Bij een opruiming tijdens de kerstvakantie vond u nog een factuur terug die u al enkele jaren geleden verstuurde aan een klant, maar die blijkbaar nog niet betaald is. U zou die nu nog graag willen innen.
Pas na tien jaar is dat te laat. De algemene regel is dat u tien jaar de tijd krijgt om een factuur te innen. Dat geldt dan zowel voor particuliere als voor professionele klanten. Die termijn begint te lopen vanaf de levering of vanaf het moment dat u de prestatie geleverd heeft. Er zijn wel heel wat uitzonderingen op dat principe…
Wél moeilijker na zeven jaar. De klant moet facturen maar zeven jaar bewaren. Wacht u langer dan zeven jaar, dan oordelen rechters soms dat u toch te laat bent omdat de klant zijn bewijsdocumenten al mocht weggooien.
Maar één jaar voor dagdagelijkse aankopen. Verkoopt u dagdagelijkse goederen aan een consument, dan moet u binnen het jaar een factuur sturen. Het gaat dan bv. om de aankoop van een brood bij de bakker of een krant in de krantenwinkel. Meestal wordt er hiervoor echter geen factuur opgemaakt. Zulke aankopen worden immers onmiddellijk afgerekend in de winkel.
Voor de verkoop van goederen/het verstrekken van diensten aan een particulier waarvoor er gebruikelijk wel een factuur opgesteld wordt of wanneer er een bestelbon is, geldt deze verkorte verjaringstermijn niet.
Nog andere uitzonderingen! Ook als u zelf nog oude facturen zou krijgen van bv. een leverancier, is het nuttig om te weten dat die mogelijk al sneller verjaard zijn. Hotel- en restaurantrekeningen bv. verjaren na zes maanden. De periodieke afrekeningen van gas, water, elektriciteit en telecomdiensten verjaren na vijf jaar. Het ereloon van een gerechtsdeurwaarder verjaart na één jaar, dat van advocaten en deskundigen na vijf jaar en de vorderingen van zorgverstrekkers zoals dokters en ziekenhuizen na twee jaar. Fiscale vorderingen, zoals de btw en belastingen, verjaren in principe na vijf jaar.
Maakt het een verschil of u een rappel stuurde? Op zich niet. Het versturen van aanmaningen aan een klant – ook een aangetekend rappel – stopt de verjaring niet. Het is dus niet omdat u meerdere rappels stuurt, dat de verjaringstermijn niet meer zou lopen.
De verjaring stopt immers pas met lopen wanneer u een dagvaarding voor de rechtbank laat betekenen.
Nog geen factuur verstuurd?
Te laat voor de Btw. U moet voor de btw-wetgeving binnen een termijn van één à twee maanden volgend op de prestatie(s) een factuur opmaken en aan de klant toesturen. Een verkoopfactuur moet immers uitgereikt worden uiterlijk op de 15de dag van de maand die volgt op die waarin de prestatie(s) verricht werd(en). Wordt de factuur later uitgereikt, dan riskeert u boetes en verwijlinteresten.
U kunt wél nog om betaling vragen. Het feit dat de factuur te laat is voor de Btw, is voor uw klant langs de andere kant geen reden om niet te betalen.
Hoe langer u wacht met de facturatie, hoe moeilijker het wel zal zijn om te bewijzen dat u inderdaad leverde. U zal dan toch met bewijsstukken (bv. een leveringsbon) voor de dag moeten kunnen komen.
