Tijdens de coronacrisis wint de digitale communicatie aan belang. Kunt u ook uw facturen zonder meer digitaal versturen? Moet u nadien die facturen afdrukken op papier om te bewaren voor uw boekhouding of mag u ook dat digitaal doen?
Een factuur elektronisch versturen
Steeds meer digitale facturen. In plaats van facturen via de post te versturen, doen steeds meer bedrijven dat elektronisch. Deze werkwijze heeft toch wel voordelen. Ze verloopt sneller, eenvoudiger en er zijn minder kosten mee gepaard.
Kunt u daar ook mee beginnen? U kunt daar inderdaad ook op eender welk moment mee beginnen. Dat kan dus ook nu midden in het jaar. Een factuur verzenden met een digitale handtekening is niet zo eenvoudig, maar het kan ook simpeler. Ook een factuur die u gewoon als bijlage via e-mail verzendt, is immers een geldige factuur.
Het is wel van belang dat u de factuur niet verstuurt als een (onbeveiligd) Word-document, maar wel als bv. een pdf-document zodat de klant er niets aan kan wijzigen.
Heeft u toelating nodig bv. van de Btw? Kortweg, neen. U heeft daarvoor geen speciale voorafgaande toelating nodig. Een elektronische factuur wordt dan door de Btw als regelmatig beschouwd als ze zoals een papieren factuur alle verplichte vermeldingen bevat.
Ook elektronisch bewaren?
Ook dat is mogelijk… Sinds 2005 (KB 25.01.2005) is het toegelaten voor ondernemingen om hun boekhouding volledig elektronisch te voeren. Mits aan bepaalde vereisten voldaan wordt, hoeft er dus geen ‘fysiek’ centraal boek meer bijgehouden te worden. Een ‘paperless office’ waarbij de boeken op een informaticadrager bewaard worden, is dus perfect mogelijk en wettelijk.
De vereisten voor het voeren van een digitale boekhouding zijn identiek aan deze voor het voeren van een schriftelijke boekhouding.
Dus ook zeven jaar onveranderlijk bewaren. U moet de elektronische facturen (uitgaande en inkomende) op zo’n manier bewaren dat ze gedurende de volledige bewaringstermijnen leesbaar blijven. U moet ze in principe zeven jaar bewaren te rekenen vanaf de datum van uitreiking. De facturen moeten in die termijn bewaard blijven zonder dat er aanpassingen mogelijk zijn en de bestanden moeten toegankelijk blijven.
Aandachtspunt: Het is niet voldoende om enkel de bestanden zelf te bewaren, maar ook de software die nodig is om deze gegevens uit te kunnen lezen, moet bijgehouden worden. Dit kan soms problematisch zijn, bv. wanneer er zich bepaalde software-updates opdringen of wanneer de noodzakelijke software niet langer aangeboden wordt.
Aandachtspunt: Dringt zich in de elektronische boekhouding een correctie op, dan zal de oorspronkelijke foutieve boeking leesbaar moeten blijven. Men mag dus geen elektronische middelen aanwenden om de fout te wissen en te overschrijven.
Regelmatig en chronologisch bijgehouden. Tot slot moet ook de elektronische boekhouding regelmatig gevoerd worden. Dit betekent dat de boekhouding chronologisch (naar tijdsorde) moet bijgehouden worden, zonder enig wit vak of enige weglating. De boekhouding moet eveneens doorlopend per bladzijde genummerd worden.
Hoe? Kan met een goed softwarepakket. Gebruikt u een goed softwarepakket voor uw boekhouding, dan zal het voldoen aan deze voorwaarden wellicht geen probleem zijn.
