Onregelmatige factuur: zomaar betalen of beter protesteren?

U ontvangt een factuur die qua bedrag wel correct is maar die niet aan de wettelijke voorwaarden voldoet. Mag u die dan betalen of protesteert u ze maar beter? Loopt u een risico als u zonder meer betaalt?

Een onregelmatige factuur?

Wat bedoelen we daarmee? Volgens de Btw-wetgeving moet een factuur een aantal verplichte vermeldingen bevatten. Het gaat o.a. om het woord ‘factuur’, de datum en het volgnummer van de factuur, de identiteit van de onderneming die de factuur verstuurt alsook de naam van de bestemmeling van de factuur en het gefactureerde bedrag.

Verder moet een factuur ook het btw-nummer van de klant, het bedrag van de btw, een correcte en volledige omschrijving van de goederen of diensten bevatten net als de plaats en datum waarop de factuur opgemaakt werd.

In het slechtste geval moet u de btw die u recupereerde inzake de factuur dan terugstorten aan de staat vermeerderd met een boete en nalatigheidsinteresten. Diegene die de factuur verstuurde, riskeert op zijn beurt een boete. Die stijgt naarmate er meer overtredingen begaan zijn.

Nieuwe factuur vragen. Indien u een factuur ontvangt die niet aan de wettelijke voorwaarden voldoet, neemt u het best contact op met uw leverancier, dienstverlener of aannemer die u de factuur stuurde. Vraag hem om een creditnota voor de bezorgde factuur waarbij hij u meteen een nieuwe (ditmaal wel correcte) factuur stuurt.

 

Betaal ondertussen de ‘verkeerde’ factuur nog niet. U heeft daar ook argumenten voor omdat u de btw op die factuur mogelijk niet kunt recupereren. Door nog niet te betalen ‘verhoogt u ook de druk’ om u een nieuwe factuur te bezorgen.

Protesteren? Bezorgt uw leverancier of aannemer vervolgens de nieuwe factuur en de creditnota niet dadelijk, protesteer dan de ‘verkeerde’ factuur. Geef aan dat u pas tot betaling kunt overgaan als u een andere (ditmaal wel correcte) factuur krijgt.

Heeft u buiten het feit dat de factuur niet voldoet aan de wettelijke vormvoorwaarden nog andere opmerkingen ter zake, neem die dan eveneens op in uw protestbrief. Maak tevens voorbehoud voor de schade die u riskeert te lijden door de onregelmatigheid van de factuur.

Toch al betaald, wat dan? Heeft u zo’n onregelmatige factuur toch al betaald, dan kunt u zich beroepen op Europese rechtspraak (HvJ, 15.09.2016, C-516/14 en C-518/14, Barlis en Senatex; HvJ, 13.12.2018, C-491/18, Mennica Wroclawska). Die zegt namelijk dat u zich naast de factuur ook nog op andere informatie (bv. een offerte of een bestel- of leveringsbon) mag baseren om uw btw-aftrek aan te tonen.

 Op basis van een circulaire mag u ook nog tijdens een btw-controle een gecorrigeerde factuur en/of andere aanvullende bewijsstukken voorleggen om op die manier de onregelmatige of onvolledige facturen aan te vullen of te corrigeren (circulaire 2017/C/64 van 12.10.2017).