Verplichte e-facturering vanaf 2026: wat betekent dit voor uw onderneming?
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen tussen elkaar gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Dit betekent dat ondernemers B2B-facturen niet langer in pdf-formaat of op papier kunnen versturen, maar in een gestructureerd formaat moeten opmaken en versturen. Concreet zal de factuur moeten voldoen aan de standaardvereisten van het Peppolprotocol (‘Pan-European Public Procurement Online’), dat een veilige realtime uitwisseling van facturen in heel Europa garandeert. Maar wat houdt deze nieuwe verplichting concreet in? En welke uitzonderingen zijn er? We zetten de belangrijkste zaken op een rij.
Dus niet verplicht als u enkel particuliere klanten (B2C) heeft?
Verkoopt u uitsluitend aan particuliere klanten (B2C)? Dan bent u niet verplicht om e-facturen te versturen. Maar let op: u moet wél in staat zijn om gestructureerde elektronische facturen van uw leveranciers te ontvangen. Dit betekent dat uw systemen tegen januari 2026 aangepast moeten zijn. De FOD Financiën benadrukt dit ook in hun bericht van 11 juli 2024 over de verplichte e-facturatie.
Uitzonderingen op de regel
Hoewel e-facturatie de standaard wordt, zijn er enkele situaties waarin een uitzondering geldt. Zo is de verplichting van de gestructureerde elektronische facturering niet van toepassing wanneer:
- U een factuur stuurt naar een onderneming die failliet is verklaard.
- U een factuur wilt versturen naar iemand die enkel door artikel 44 van het btw-wetboek vrijgestelde handelingen verricht (zoals medische beroepen of onderwijsinstellingen).
- Daarnaast hoeven ondernemingen die enkel door artikel 44 van het btw-wetboek vrijgestelde handelingen verrichten, ook geen gestructureerde elektronische facturen te kunnen ontvangen.
Conclusie
De overstap naar e-facturatie is een belangrijke stap richting een efficiëntere, snellere en betrouwbaardere boekhouding. Hoewel de verplichting pas ingaat in 2026, is het slim om nu al de nodige voorbereidingen te treffen. Zo voorkomt u last-minute problemen en zorgt u ervoor dat uw onderneming vlot kan blijven functioneren binnen het nieuwe systeem. Heeft u nog vragen? Voor meer informatie over de verplichte e-facturatie kunt u terecht op de website efactuur.belgium.be.
Taalbarrières in je algemene voorwaarden tackelen
Het bedrijf van een klant is door de crisis in slechte papieren geraakt en is onlangs overgenomen. Kunt u dan zonder meer aan de overnemer de betaling van uw openstaande facturen vragen of niet? Waar hangt dat van af?
Termijn waarbinnen je een bestelling moet leveren
Is er een termijn waarbinnen je een bestelling moet leveren?
Het tijdig leveren van bestelde goederen is essentieel voor klanttevredenheid en wettelijke naleving. Maar binnen welke termijn moet je precies leveren? Verschillen de regels als je zaken doet met particulieren (B2C) of met andere ondernemers (B2B)? We leggen het voor je uit en geven enkele praktische tips.
Beter beschermd door gratis aanmaning
Het bedrijf van een klant is door de crisis in slechte papieren geraakt en is onlangs overgenomen. Kunt u dan zonder meer aan de overnemer de betaling van uw openstaande facturen vragen of niet? Waar hangt dat van af?